Inleiding
Screeningsautoriteit Justis introduceert een nieuwe, digitale ontvangstmethode voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Het is tot op heden alleen mogelijk om de VOG op papier per post te ontvangen, maar straks ook digitaal via de Berichtenbox. Dit betekent dat u als werkgever de VOG digitaal van uw werknemers kan ontvangen.
Uitrol in vier fases
Het landelijk aanbieden van een digitale VOG vraagt veel capaciteit van de systemen van Justis. Justis vindt het belangrijk dat de VOG altijd kan worden aangevraagd en dat de systemen blijven werken. Om hiervoor te zorgen wordt de nieuwe ontvangstmethode van de VOG in vier fases uitgerold, van maart tot en met mei 2024. Dit betekent dat niet iedere organisatie direct vanaf de introductie in maart 2024 gebruik kan maken van een digitale VOG.
Actuele planning
In onderstaand overzicht kunt u zien wanneer uw organisatie aan de beurt is. Deze planning kan wijzigen, houdt daarom deze pagina in de gaten voor de actuele planning.
Fase | Start fase | |
Fase 1: KvK-nummer start met 4, 8, 9 | 20-3-2024 | 9-4-2024 |
Fase 2: KvK-nummer start met 0, 1, 5 | 10-4-2024 | 23-4-2024 |
Fase 3: KvK-nummer start met 2 ,7 | 24-4-2024 | 7-5-2024 |
Fase 4: KvK-nummer start met 3, 6 | 8-5-2024 | 21-5-2024 |
Bijvoorbeeld:
Het KvK-nummer van uw organisatie begint met een 1. Dit betekent dat uw organisatie tussen 10 april 2024 en 23 april 2024 wordt toegevoegd aan de digitale ontvangstmethode van de VOG. Vanaf dat moment krijgen aanvragers tijdens het aanvraagproces de optie ‘digitaal ontvangen' te zien. Wanneer een aanvrager een digitale VOG ontvangt, stuurt de aanvrager deze ook digitaal naar u door. Bijvoorbeeld via e-mail.
Meer informatie over de digitale VOG
Het is uw verantwoordelijkheid als werkgever om VOG’s te controleren op juistheid en echtheid. Na ontvangst van de digitale VOG voert u een tweeledige controle uit. Eerst moet worden vastgesteld of de inhoud van de VOG klopt: controleer het opgegeven screeningsprofiel. Daarna controleert u of de VOG echt is via de validatievoorziening van de Justitiële Informatiedienst: www.validatie.nl. Deze validatievoorziening is een veilige online tool van de overheid waarmee de betrouwbaarheid van een digitaal document kan worden vastgesteld. Om fraude te voorkomen is het noodzakelijk dat u deze tool gebruikt om de authenticiteit van elke ontvangen digitale VOG vast te stellen. Lees meer over de digitale VOG op de informatiepagina.
Veelgestelde vragen
- Wanneer kan ik de VOG digitaal ontvangen?
-
De mogelijkheid om de VOG digitaal te ontvangen wordt van maart tot en met mei 2024 in fases uitgerold. Zo weet Justis zeker dat de systemen goed blijven werken. Dit betekent dat niet iedereen direct vanaf de introductie gebruik kan maken van een digitale VOG. Bekijk de actuele planning wanneer werknemers van uw organisatie gebruik kunnen maken van de digitale VOG.
- Wat zijn de echtheidskenmerken van een digitale VOG?
-
De digitale VOG bevat grotendeels dezelfde informatie als de papieren VOG. Alleen het postadres van de aanvrager is weggelaten. De verschillen zitten vooral in de vorm: de digitale VOG is roze en de papieren VOG is blauw. De zichtbare echtheidskenmerken zoals het watermerk, zijn vervangen door onzichtbare, digitale echtheidskenmerken.
- Kan ik een VOG RP/GVA ook digitaal ontvangen?
-
Nee, vooralsnog geldt dit alleen voor de VOG NP.
- Hoe controleer ik als werkgever of de digitale VOG echt is?
-
Na ontvangst van de digitale VOG voert u een tweeledige controle uit. Eerst moet worden vastgesteld of de inhoud van de VOG klopt: controleer het opgegeven screeningsprofiel. Daarna controleert u of de VOG echt is via de validatievoorziening van de Justitiële Informatiedienst: www.validatie.nl. Deze validatievoorziening is een veilige online tool van de overheid waarmee de betrouwbaarheid van een digitaal document kan worden vastgesteld.
- Ik twijfel of de digitale VOG die ik heb ontvangen echt is, wat nu?
-
Als de validatievoorziening een foutieve validatie aangeeft, dan kunt u contact opnemen met Justis.
- Kan de werkgever mij verplichten om de VOG digitaal te ontvangen?
-
Nee, dit kan de werkgever niet. De werkgever kan zijn voorkeur kenbaar maken, maar de medewerker beslist zelf op welke manier hij/zij de VOG zou willen ontvangen.
- Mag of moet je als werkgever/organisatie de VOG van een werknemer bewaren?
-
Er is geen wettelijke verplichting voor organisaties, instellingen of bedrijven om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren. Daarmee is het doorgaans niet nodig voor organisaties om de VOG’s te bewaren en volgens de AVG is het zelfs niet toegestaan.
Alleen wanneer een organisatie kan aantonen waarom het noodzakelijk is om de VOG’s te bewaren of wanneer werknemers uitdrukkelijk toestemming geven, mag een organisatie de originele VOG’s (of een kopie daarvan) bewaren. De organisatie is dan wel verplicht dit zorgvuldig en veilig te doen en op papier te zetten waarom het noodzakelijk is en hoe de veiligheid van de persoonsgegevens geborgd is.
Hoe houd je dan bij wie een VOG heeft?
Om bij te houden of iemand een VOG heeft, kan met namenlijstjes gewerkt worden waar eenvoudig met een vinkje achter een naam aangegeven wordt dat de werknemer de VOG heeft laten zien of opgestuurd. Let er op dat de werknemer een originele VOG laat zien of opstuurt en niet een kopie, omdat een kopie van een VOG geen geldigheid heeft. Dergelijke lijsten met persoonsgegevens moeten wel veilig bewaard worden op plaatsen waar alleen de personen die het aangaat toegang toe hebben. Dat betekent dat organisaties in het beleid moeten opnemen waarom het nodig is dat werknemers een VOG laten zien, hoe die persoonsgegevens bewaard worden en wie toegang hebben tot die informatie. Dat is vergelijkbaar met hoe organisaties met hun ledenbestand moeten omgaan. - Wat moet ik als werkgever doen na ontvangst van de digitale VOG?
-
De werkgever heeft zelf de verantwoordelijkheid om de VOG te valideren via de validatievoorziening www.validatie.nl. Na validatie is het aan de werkgever om de digitale VOG conform de interne richtlijnen rondom gegevensverwerking al dan niet op te slaan.
Net als bij de papieren VOG, is er voor de digitale VOG geen wettelijke verplichting voor organisaties, instellingen of bedrijven om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren.
- Hoe ga ik als werkgever om met de AVG ten opzichte van de VOG?
-
Justis heeft de verantwoordelijkheid om de VOG af te geven aan de aanvrager. Als de VOG vervolgens door de aanvrager wordt doorgestuurd naar de werkgever, is het aan de werkgever om hier volgens de AVG-richtlijnen van de werkgever mee om te gaan.
Heeft u een vraag, opmerking of suggestie? Neem dan contact op met Justis
+31 (0) 88 - 998 22 00