Informatiepagina digitale VOG

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik de VOG digitaal ontvangen?

Tijdens het aanvraagproces kiest u voor verzending per post, of digitaal via de Berichtenbox van MijnOverheid. De VOG kunt u alleen digitaal ontvangen als u de VOG digitaal aanvraagt. Ook moet uw Berichtenbox geactiveerd zijn. Daarnaast moet u in de Berichtenbox hebben aangevinkt digitale post te willen ontvangen van Justis én een actueel, werkend e-mailadres voor de Berichtenbox hebben opgegeven. Dit zijn eenmalige stappen.

Wat zijn de voordelen van een digitale VOG?

Digitale verzending van de VOG brengt veel voordelen met zich mee, zowel voor medewerkers als voor organisaties.

• Het digitaal ‘bezorgen’ van de VOG levert tijdswinst op en is duurzamer ten opzichte van bezorging per post.
• Het wordt voor medewerkers makkelijker om de VOG te overhandigen: zij krijgen de VOG afgeleverd in hun Berichtenbox en kunnen deze vervolgens snel digitaal naar de VOG-vragende organisatie sturen.
• De organisatie controleert de echtheid en juistheid van de VOG eenvoudig online via de validatievoorziening: www.validatie.nl.
• Door digitale verzending kan de VOG niet kwijtraken door bijvoorbeeld foutieve postbezorging.
• Een digitale VOG is makkelijk te bewaren in de digitale dossiers en op een later moment ook nog te controleren op juistheid en echtheid.

Hoe ziet een digitale VOG eruit?

De digitale VOG bevat grotendeels dezelfde informatie als de papieren VOG. Alleen het postadres is weggelaten. De verschillen zitten in de vorm: de digitale VOG is lichtroze in plaats van blauw en heeft onzichtbare, digitale echtheidskenmerken.

×

Kan ik de digitale VOG ook per e-mail ontvangen?

Nee, dit kan niet. De VOG wordt alleen digitaal verzonden via de Berichtenbox van MijnOverheid.nl.

Wat kost een digitale VOG?

Een digitale VOG via Justis kost €33,85. Een papieren VOG via Justis kost ook €33,85.

Ik heb per ongeluk tijdens de aanvraag aangevinkt dat ik mijn VOG op papier wil ontvangen. Kan ik dit nog wijzigen naar digitaal?

Nee, het is niet mogelijk om de verzendwijze aan te passen als de aanvraag in behandeling is.

Kan de werkgever mij verplichten om de VOG digitaal te ontvangen?

Nee, dit kan de werkgever niet. De werkgever kan zijn voorkeur kenbaar maken, maar de medewerker beslist zelf op welke manier hij/zij de VOG zou willen ontvangen.

De organisatie waar ik voor wil werken wil de VOG liever op papier dan digitaal ontvangen (of andersom). Wat nu?

U maakt zelf de keuze tussen een papieren of digitale VOG. De organisatie die de VOG van u vraagt kan een bepaalde voorkeur hebben en deze ook aan u kenbaar maken. Maar u als medewerker mag uiteindelijk zelf beslissen.

Ik heb de VOG aanvraag bij de gemeente ingediend. Kan ik de VOG ook digitaal ontvangen?

Nee, dit kan niet. U kunt de VOG alleen digitaal ontvangen als de aanvraag digitaal is ingediend. Werknemers die de VOG niet online maar op papier aanvragen via de gemeente, ontvangen de VOG altijd per post.

Er staat een fout in mijn digitaal ontvangen VOG. Kan dit worden aangepast?

Het is niet mogelijk om een digitale (of papieren) VOG aan te passen. De inhoud van de VOG is gebaseerd op de gegevens die door de organisatie en werknemer zijn doorgegeven. De organisatie kan een nieuwe VOG-aanvraag klaarzetten met de juiste gegevens.

Kan ik mijn digitaal ontvangen VOG ook uitprinten en per post opsturen naar mijn werkgever?

De digitale VOG kunt u vanuit uw Berichtenbox downloaden en digitaal versturen naar de organisatie die de VOG van u vraagt. Zo kan de organisatie de VOG valideren op echtheid. Wanneer u de digitale VOG print en per post opstuurt, is de echtheid niet meer te controleren. 

Hoe kan ik zien of de digitale VOG echt is?

Via de online validatievoorziening: www.validatie.nl kunt u de digitale VOG checken op echtheid en juistheid.

Wat zijn de echtheidskenmerken van een digitale VOG?

De digitale VOG bevat grotendeels dezelfde informatie als de papieren VOG. Alleen het postadres van de aanvrager is weggelaten. De verschillen zitten vooral in de vorm: de digitale VOG is roze en de papieren VOG is blauw. De zichtbare echtheidskenmerken zoals het watermerk, zijn vervangen door onzichtbare, digitale echtheidskenmerken.

Kan ik een VOG RP/GVA ook digitaal ontvangen?

Nee, vooralsnog geldt dit alleen voor de VOG NP.

Hoe controleer ik als werkgever of de digitale VOG echt is?

Na ontvangst van de digitale VOG voert u een tweeledige controle uit. Eerst moet worden vastgesteld of de inhoud van de VOG klopt: controleer het opgegeven screeningsprofiel. Daarna controleert u of de VOG echt is via de validatievoorziening van de Justitiële Informatiedienst: www.validatie.nl. Deze validatievoorziening is een veilige online tool van de overheid waarmee de betrouwbaarheid van een digitaal document kan worden vastgesteld.

Ik twijfel of de digitale VOG die ik heb ontvangen echt is, wat nu?

Als de validatievoorziening een foutieve validatie aangeeft, dan kunt u contact opnemen met Justis. 

Mag of moet je als werkgever/organisatie de VOG van een werknemer bewaren?

Er is geen wettelijke verplichting voor organisaties, instellingen of bedrijven om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren. Daarmee is het doorgaans niet nodig voor organisaties om de VOG’s te bewaren en volgens de AVG is het zelfs niet toegestaan.

Alleen wanneer een organisatie kan aantonen waarom het noodzakelijk is om de VOG’s te bewaren of wanneer werknemers uitdrukkelijk toestemming geven, mag een organisatie de originele VOG’s (of een kopie daarvan) bewaren. De organisatie is dan wel verplicht dit zorgvuldig en veilig te doen en op papier te zetten waarom het noodzakelijk is en hoe de veiligheid van de persoonsgegevens geborgd is. 

Hoe houd je dan bij wie een VOG heeft?
Om bij te houden of iemand een VOG heeft, kan met namenlijstjes gewerkt worden waar eenvoudig met een vinkje achter een naam aangegeven wordt dat de werknemer de VOG heeft laten zien of opgestuurd. Let er op dat de werknemer een originele VOG laat zien of opstuurt en niet een kopie, omdat een kopie van een VOG geen geldigheid heeft. Dergelijke lijsten met persoonsgegevens moeten wel veilig bewaard worden op plaatsen waar alleen de personen die het aangaat toegang toe hebben. Dat betekent dat organisaties in het beleid moeten opnemen waarom het nodig is dat werknemers een VOG laten zien, hoe die persoonsgegevens bewaard worden en wie toegang hebben tot die informatie. Dat is vergelijkbaar met hoe organisaties met hun ledenbestand moeten omgaan.

Wat moet ik als werkgever doen na ontvangst van de digitale VOG?

De werkgever heeft zelf de verantwoordelijkheid om de VOG te valideren via de validatievoorziening www.validatie.nl. Na validatie is het aan de werkgever om de digitale VOG conform de interne richtlijnen rondom gegevensverwerking al dan niet op te slaan.

Net als bij de papieren VOG, is er voor de digitale VOG geen wettelijke verplichting voor organisaties, instellingen of bedrijven om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren.

Hoe ga ik als werkgever om met de AVG ten opzichte van de VOG?

Justis heeft de verantwoordelijkheid om de VOG af te geven aan de aanvrager. Als de VOG vervolgens door de aanvrager wordt doorgestuurd naar de werkgever, is het aan de werkgever om hier volgens de AVG-richtlijnen van de werkgever mee om te gaan.

Kan ik een digitale VOG laten legaliseren voor gebruik buiten Nederland?

Nee, een digitale VOG kun je niet legaliseren. Een digitale VOG kan op echtheid en juistheid worden gecontroleerd via www.validatie.nl. Moet je een VOG aan een buitenlandse instantie overhandigen? Kies dan altijd voor een papieren VOG.

Ik woon buiten Nederland. Kan ik een digitale VOG aanvragen?

Een digitale VOG kan alleen worden aangevraagd als uw aanvraag ook digitaal wordt ingediend. Om een digitale aanvraag in te dienen, heeft u een DigiD en een Nederlands correspondentieadres nodig.

Woont u in het buitenland en heeft u een DigiD en Nederlands correspondentieadres? Dan kunt u een digitale aanvraag indienen en in de aanvraagmodule kiezen voor het digitaal ontvangen van de VOG. Let er wel op dat een digitale VOG niet gelegaliseerd kan worden.

Woont u in het buitenland en heeft u geen DigiD en/of Nederlands correspondentieadres? Dan kunt u een aanvraag indienen via de route voor niet-ingezetenen (RNI). Via deze route ontvangt u de VOG op papier per post.

Kan ik een digitaal afgegeven VOG laten legaliseren (met of zonder apostille)?

Nee. Een digitaal afgegeven VOG kunt u niet laten legaliseren. Heeft u de VOG nodig voor gebruik buiten Nederland? Vraag dan altijd een papieren versie aan. Die kunt u laten legaliseren. Hoe u dat doet verschilt per land. Soms heeft u ook een vertaling nodig. Lees meer over het legaliseren van Nederlandse documenten op www.nederlandwereldwijd.nl.