Inleiding
Het is de taak van de VOG-vragende organisatie of werkgever om te controleren of de werknemer een echte VOG heeft en geen vervalsing. Daarom is van belang om het originele digitale of papieren exemplaar van de VOG te ontvangen. Op deze pagina leest u over de echtheidskenmerken, hoe u de controle uitvoert en wat u kunt doen als controleren niet lukt.
Op deze pagina leest u de volgende onderdelen:
- De originele digitale VOG versturen >- De digitale VOG controleren >
- Wat als het controleren van de digitale VOG niet lukt >
- De papieren VOG versturen >
- De papieren VOG controleren >
- Twijfels over de echtheid van de VOG >
De digitale VOG
De originele digitale VOG versturen
Het is belangrijk dat u als werkgever de originele digitale VOG ontvangt. Een foto, screenshot of een uitgeprinte versie volstaat niet. De aanvrager kan de digitale VOG direct vanuit de Berichtenbox naar de werkgever versturen. Dit kan via de knop 'doorsturen' in de Berichtenbox. Ook kan de digitale VOG eerst opgeslagen worden en daarna gemaild worden.
De digitale VOG controleren
Na ontvangst van de originele digitale VOG controleert u deze op juistheid en echtheid. Eerst moet worden vastgesteld of de inhoud van de VOG klopt. De digitale VOG bevat grotendeels dezelfde informatie als de papieren VOG. Alleen het postadres van de aanvrager is weggelaten, omdat deze simpelweg geen functie heeft. Controleer altijd de functie, organisatie en het screeningsprofiel.
Daarna controleert u of de VOG echt is via de validatievoorziening van de Justitiële Informatiedienst: www.validatie.nl. Deze validatievoorziening is een veilige online tool van de overheid waarmee de betrouwbaarheid van een digitaal document kan worden vastgesteld. Om fraude te voorkomen is het noodzakelijk dat u deze tool gebruikt om de authenticiteit van elke ontvangen digitale VOG vast te stellen.
Wat als het controleren van de digitale VOG niet lukt
De digitale VOG is onzichtbaar beveiligd. Het kan zo zijn dat het controleren van de digitale VOG in de validatietool niet lukt. De tool geeft dan bijvoorbeeld aan dat het 'document niet bekend/unknown document' of 'niet integer' is. Hier kunt u een stappenplan vinden wat u kunt doen in deze gevallen.
- Document niet bekend
-
Krijgt u de melding ‘niet bekend/unknown document’? Dan betekent dit dat het document dat u heeft ontvangen niet is uitgegeven door Justis.
Doorloop in dit geval de volgende stappen:
1. Vraag bij uw medewerker na of de originele digitale VOG is doorgestuurd. Dit is de VOG als PDF-document zoals deze naar de Berichtenbox is verstuurd. Het kan zijn dat er een screenshot van het document is gemaakt en deze naar u is doorgemaild. In dat geval is het document dat u heeft ontvangen niet de VOG zoals deze door Justis is uitgegeven en is het document dus niet bekend. Vraag in dit geval of uw medewerker de originele VOG door kan sturen.
2. Krijgt u na het opvolgen van stap 1 nogmaals de melding dat het document ‘niet bekend/unknown document’ is? Laat uw medewerker dan contact opnemen met het Klant Contact Centrum van Justis via +31 (0) 88 - 998 22 00. Zij kunnen extra uitleg geven of ervoor zorgen dat de VOG nogmaals wordt verstuurd, digitaal of per post.
Tip: Neemt u zelf contact op met het Klant Contact Centrum? Leg dan altijd goed uit wat u al heeft geprobeerd en welke stappen u heeft doorlopen vanaf het ontvangen van de VOG. Op die manier kunnen de medewerkers van Justis u het beste verder helpen.
3. Vermoed u dat er fraude is gepleegd met het digitale document? Maak hiervan dan altijd melding van bij Justis. U kunt contact opnemen met het Klant Contact Centrum via +31 (0) 88 - 998 22 00.
- Document niet integer
-
Krijg u de melding ‘niet integer’? Dat betekent dat het document dat u heeft ontvangen wel is uitgegeven door Justis, maar dat er (bewust of onbewust) iets in het document is aangepast.
Doorloop in dit geval de volgende stappen:
1. Vraag na bij uw medewerker of deze de digitale VOG nogmaals naar u wilt versturen. Het kan helpen om hier zo min mogelijk tussenstappen bij te gebruiken: Wanneer de ontvanger de digitale VOG opent in de Berichtenbox, kan deze gelijk vanuit de Berichtenbox kiezen voor ‘doorsturen’. Vervolgens kan de digitale VOG worden doorgemaild naar de organisatie.
2. Lukt het ook niet wanneer u het op bovenstaande manier probeert? Probeer dan de VOG vanaf een ander toestel door te laten sturen (bijvoorbeeld via een laptop of computer in plaats van via een telefoon). Misschien wordt het bestand onbewust aangepast door de device.
3. Krijgt u hierna nogmaals de melding dat het document ‘niet integer’ is? Laat de aanvrager dan contact opnemen met het Klant Contact Centrum van Justis via +31 (0) 88 - 998 22 00. Zij kunnen extra uitleg geven of ervoor zorgen dat de VOG nogmaals wordt verstuurd, digitaal of per post.
Tip: Neemt u zelf contact op met het Klant Contact Centrum? Leg dan altijd goed uit wat u al heeft geprobeerd en welke stappen u heeft doorlopen vanaf het ontvangen van de VOG. Op die manier kunnen de medewerkers van Justis u het beste verder helpen.
4. Vermoed u dat er fraude is gepleegd met het digitale document? Maak hiervan dan altijd melding van bij Justis. U kunt contact opnemen met het Klant Contact Centrum via +31 (0) 88 - 998 22 00.
De papieren VOG
De papieren VOG versturen
Het is belangrijk dat de werkgever of organisatie de originele papieren VOG ontvangt. Een foto of een kopie volstaat niet, omdat de papieren VOG dan niet gecontroleerd kan worden op echtheid.
De papieren VOG controleren
Na ontvangst van de originele papieren VOG controleert u deze op juistheid en echtheid. Dit doet u door te kijken of de inhoud van de VOG klopt. Controleer altijd de functie, organisatie en het screeningsprofiel. Daarna controleert u de papieren VOG op echtheidskenmerken. Met het blote oog kunt u enkele kenmerken zien en onder een UV-lamp ziet u ook een aantal kenmerken.
- Echtheidskenmerken papieren VOG
-
Het papier is voorzien van:
- een raster;
- het blauwe Rijkslogo;
- een karakteristiek golvend watermerk;
- in het papier is een hologram zichtbaar.
Onder een UV-lamp:
- lichten kleine vezels op in het papier;
- licht een rechthoek op om het blauwe N-nummer rechtsboven;
- licht een beeldmerk rechtsonder op.
-
blijft het papier donker;
Twijfels over de echtheid van de VOG
Vermoed u dat er fraude is gepleegd met de digitale of papieren VOG? Maak hier dan altijd melding van bij Justis. U kunt contact opnemen met ons Klant Contact Centrum via +31 (0) 88 - 998 22 00.
Heeft u een vraag?
Heeft u een vraag, opmerking of suggestie? Neem dan contact op met Justis.
+31 (0) 88 - 998 22 00