Introductie
Voor sommige functies binnen uw bedrijf is het erg belangrijk om te weten dat er geen risico’s zijn als iemand bepaalde taken gaat uitvoeren. U kunt daarom uw (toekomstige) werknemers vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze aanvraag voor uw nieuwe werknemer kunt u hier klaarzetten.
Op deze pagina leest u de volgende onderdelen:
Verschillende manieren om een VOG aan te vragen >Waarom en wanneer screenen? >
Screeningsprofielen >
Regels voor screening >
Brochure screening voor personeel >
Zet een digitale VOG-aanvraag klaar voor uw (nieuwe) medewerker
Ga naar MijnJustis, log in met eHerkenning en regel het direct.
MijnJustisVerschillende manieren om een VOG aan te vragen
De VOG kan op verschillende manieren door u als werkgever worden aangevraagd. Er zijn drie mogelijkheden.
1. Digitale aanvraag
Een digitale VOG-aanvraag start bij u als werkgever. U zet de VOG-aanvraag online klaar voor uw werknemer. U vult de gegevens van uw organisatie in en kiest een screeningsprofiel. Vervolgens gaat er (automatisch) een e-mail de naar de werknemer van wie u een VOG wilt hebben. Uw werknemer hoeft alleen de gegevens te controleren en de VOG-aanvraag online te betalen. De kosten voor een digitale VOG aanvraag via Justis zijn € 33,85 (vrijgesteld van btw).
- Wat heeft u nodig als werkgever
-
Om een aanvraag digitaal klaar te zetten heeft uw organisatie eHerkenning nodig. Via eHerkenning kunnen organisaties digitaal communiceren met de overheid. Kijk op eHerkenning.nl hoe u een eHerkenningsmiddel kunt aanvragen.
Voor het klaarzetten van VOG-aanvragen, heeft u eHerkenningsniveau 2 + (EH2+) en de machtiging VOG: aanvraag Verklaring omtrent het Gedrag nodig.
- Wat heeft uw werknemer nodig
-
- DigiD
- iDeal
- Een geldig e-mailadres
- Ingeschreven staan in de Basisregistratie Personen (BRP). Is dit niet het geval dan vindt u op deze pagina meer informatie.
2. Schriftelijke aanvraag via de gemeente
Ook voor een schriftelijke aanvraag via de gemeente zet u als werkgever de eerste stap. Een schriftelijke aanvraag via de gemeente kunt u doen door gebruik te maken van het aanvraagformulier. Dit is vooral handig als uw organisatie geen eHerkenning of een KVK-nummer heeft. Op het aanvraagformulier geeft u aan wat het doel is van de aanvraag en welk screeningsprofiel aansluit op de functie van uw (toekomstige) medewerker. De kosten van een schriftelijke VOG-aanvraag zijn € 41,35 (vrijgesteld van btw).
- Wat moet u doen als werkgever
-
Vul de gegevens in bij het tweede hoofdstuk van het aanvraagformulier. Hier kiest u op welke functieaspecten u de werknemer wil laten screenen. Met het gekozen screeningsprofiel beoordeelt Justis of eventuele strafbare feiten op iemands naam belangrijk zijn voor de functie of het doel waarvoor de VOG is aangevraagd.
Het ingevulde formulier deelt u met uw (toekomstige) werknemer.
- Wat moet uw werknemer doen
-
Uw werknemer vult gegevens in bij het eerste hoofdstuk op het aanvraagformulier. Vervolgens gaat de medewerker met het ingevulde formulier naar zijn of haar gemeente om de aanvraag in te dienen. De gemeente stuurt de aanvraaggegevens door naar Justis.
Uw medewerker moet:
- Ingeschreven staan in de Basisregistratie Personen (BRP). Is dit niet het geval dan vindt u op deze pagina meer informatie.
- Zich legitimeren door het identiteitsbewijs te laten zien.
- De kosten van de aanvraag, € 41,35 (vrijgesteld van btw) betalen.
3. Rechtstreekse aanvraag bij Justis
Als uw medewerker niet voorkomt in de Basisregistratie Personen (BRP), of als hij/zij geen vaste woon- of verblijfplaats heeft, moet de VOG rechtstreeks bij Justis worden aangevraagd. Hoe dat werkt, leest uw werknemer op deze pagina. De kosten voor deze aanvraag zijn € 41,35 (vrijgesteld van btw).
Waarom en wanneer screenen?
Als werkgever heeft u een grote verantwoordelijkheid bij de beoordeling van de betrouwbaarheid van toekomstig personeel. Handelen uw werknemers onbetrouwbaar of niet oprecht, dan kan dat nare gevolgen hebben voor u als werkgever. Eén van de hulpmiddelen die u als organisatie kunt inzetten bij uw integriteitsbeleid, is de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Het is verstandig om onderzoek te doen naar functies waarbij betrouwbaarheid van de medewerker essentieel is.
- Voorbeelden van functies om te screenen op betrouwbaarheid
-
- managers met veel bevoegdheden;
- medewerkers die werken met, of in de omgeving zijn van kwetsbare groepen zoals kinderen, ouderen, zieken of mensen met een beperking;
- medewerkers die met geld en goederen werken;
- medewerkers die bij gevoelige informatie kunnen;
- medewerkers die toegang hebben tot ruimtes met bijvoorbeeld machines, opslag, gevaarlijke stoffen, virussen;
- medewerkers die met energie, ICT, waterveiligheid (vitale infrastructuur) werken.
Voor alle functies ligt het aan de bevoegdheden en de aard van het werk of er gescreend moet worden. En zo ja, op welke manier. Denk als werkgever altijd na over welke risico’s er zijn bij verschillende functies en bepaal op basis hiervan hoe u screent.
Screeningsprofielen
Kiest u als werkgever voor VOG-screening van uw werknemers? Dan heeft u een aantal verantwoordelijkheden. U moet een screeningsprofiel kiezen waar de werknemers op moeten worden gescreend. Ook moet u uw medewerkers helpen bij het starten van de VOG-aanvraag en deze achteraf controleren.
Algemeen screeningsprofiel
Als organisatie kunt u gebruik maken van het algemene screeningsprofiel. U geeft vervolgens aan welke risicogebieden en functieaspecten belangrijk zijn.
Specifieke screeningsprofielen
Er zijn specifieke screeningsprofielen voor sommige beroepen en branches, zoals buitengewoon opsporingsambtenaar of het onderwijs. Er zijn ook screeningsprofielen voor bepaalde doelen, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van de chauffeurskaart voor een taxichauffeur of lid worden bij een schietvereniging.
Bekijk alle screeningsprofielen
Regels voor screening
Screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de sollicitant of werknemer. Daarom is screening alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) toegestaan.
- Wettelijke voorwaarden
-
- U moet een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) hebben voor de screening.
- De screening moet noodzakelijk zijn.
- U moet voldoen aan de informatieplicht.
- U mag de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor u ze verkregen heeft.
- U mag de gegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel van de screening. U moet de gegevens goed beveiligen.
Twijfelt u of u mag screenen? Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
De VOG als onderdeel van uw integriteitsbeleid
De VOG is slechts één van de maatregelen in uw integriteitsbeleid. Bekijk in de brochure Screening van personeel welke mogelijkheden er zijn om kandidaten te screenen en wat u kunt doen om betrouwbaar personeel aan te nemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe zie ik of een VOG echt is?
-
Papieren VOG
Het papier is voorzien van:
- een raster;
- het blauwe Rijkslogo;
-
een karakteristiek golvend watermerk.
-
In het papier is een hologram zichtbaar.
Onder een UV-lamp:
- blijft het papier donker;
- lichten kleine vezels op in het papier;
- licht een rechthoek op om het blauwe N-nummer rechtsboven;
- licht een beeldmerk rechtsonder op.
Digitale VOG
De digitale VOG bevat grotendeels dezelfde informatie als de papieren VOG. Alleen het postadres van de aanvrager is weggelaten. De verschillen zitten vooral in de vorm: de digitale VOG is roze en de papieren VOG is blauw/groen. De zichtbare echtheidskenmerken zoals het watermerk, zijn vervangen door onzichtbare, digitale echtheidskenmerken.
Bekijk deze pagina voor een voorbeeld
Valideer altijd de VOG
Het is uw verantwoordelijkheid als werkgever om VOG’s te controleren op juistheid en echtheid. Na ontvangst van de digitale VOG voert u een tweeledige controle uit. Eerst moet worden vastgesteld of de inhoud van de VOG klopt: controleer het opgegeven screeningsprofiel. Daarna controleert u of de VOG echt is via de validatievoorziening van de Justitiële Informatiedienst: www.validatie.nl.
Uw onderwerp niet kunnen vinden?
Heeft u een vraag, opmerking of suggestie? Neem dan contact op met Justis
+31 (0) 88 - 998 22 00