Schriftelijke route via de gemeente

U kunt een VOG schriftelijk laten aanvragen via de gemeente. Dat is vooral handig als u als organisatie geen eHerkenning of KvK-nummer hebt.

U geeft op het aanvraagformulier aan wat het doel van de VOG-aanvraag is en hoe Justis uw medewerker moet screenen. U vinkt aan op welke functieaspecten u de medewerker wil laten screenen. Met het gekozen screeningsprofiel beoordeelt Justis of eventuele strafbare feiten op iemands naam belangrijk zijn voor de functie of het doel waarvoor de VOG is aangevraagd.

Sommige sectoren hebben specifieke screeningsprofielen, bijvoorbeeld de taxibranche. Daarnaast is er een algemeen screeningsprofiel. Als u het aanvraagformulier heeft ingevuld, geeft u het formulier aan uw medewerker die het verder invult en vervolgens indient bij de gemeente.

Wat moet uw werknemer doen?

Bij de indiening van het schriftelijke formulier bij de gemeente moet de werknemer:

ingeschreven staan in de Basisregistratie Personen (BRP);
zijn/haar identiteitsbewijs tonen;
het tarief van de aanvraag, €41,35, voldoen.

Stappen in het aanvraagproces

Werkgever	licht medewerker in over de VOG-aanvraag en verstrekt alle gegevens. geeft op het formulier doel van de aanvraag aan en hoe Justis de medewerker moet screenen.
Werknemer	vult als het nodig is nog (persoons-)gegevens in. Ondertekent het formulier. dient het formulier in bij de afdeling Burger-/Publiekszaken van de gemeente waar hij of zij staat ingeschreven en betaalt de aanvraag.
Justis	neemt de aanvraag in behandeling bericht de werknemer binnen 1 tot 4 weken.
Werkgever	controleert de VOG op echtheid controleert of de screening volgens het juiste screeningsprofiel is gedaan, zodra de medewerker de VOG overhandigt.

Veelgestelde vragen

Welke bronnen gebruikt Justis bij de beoordeling van de VOG-aanvraag?

Justis gebruikt verschillende bronnen om te controleren of een persoon of een onderneming in aanraking is geweest met justitie. Bij alle aanvragen is dat in ieder geval het Justitieel Documentatie Systeem; het register met daarin misdrijven door en overtredingen van natuurlijke personen en rechtspersonen.

Het kan gaan om (on)herroepelijke veroordelingen, strafbeschikkingen, transacties, sepots en openstaande zaken. In de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens staat welke gegevens erin komen en hoelang die bewaard blijven.

De bewaartijd hangt af van de aard van de overtreding en hoe ‘zwaar’ de straf (veroordeling) was. Informatie over de bewaartermijn vindt u op de website van Justid.

In sommige gevallen raadpleegt Justis ook politieregisters, het Openbaar Ministerie, Reclassering en het European Criminal Record Information System (ECRIS). In ECRIS zijn de nationale strafregisters van de EU-landen aan elkaar gekoppeld.

Wat zijn de regels voor screening?

Screening kan zeer ingrijpend zijn voor de privacy van de sollicitant of werknemer. Daarom is screening alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)) toegestaan:

U moet een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) hebben voor de screening
De screening moet noodzakelijk zijn.
U moet voldoen aan de informatieplicht.
U mag de gegevens die u uit de screening heeft verkregen niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor u ze verkregen heeft.
U mag de gegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel van de screening. U moet de gegevens goed beveiligen.

Twijfelt u of u mag screenen? Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kan uw werknemer een VOG aanvragen als hij of zij niet is ingeschreven in de BRP?

Als iemand niet voorkomt in de Basisregistratie Personen (BRP), of geen vaste woon- of verblijfplaats heeft, moet hij of zij de VOG rechtstreeks bij Justis aanvragen. Hoe dat werkt, leest uw werknemer op de pagina Hoe kan ik een VOG aanvragen als ik niet ben ingeschreven in de BRP?

Bekijk alle veelgestelde vragen